Actualmente la gestión de calidad es de las áreas con mayor valoración con el ambiente corporativo. En el plano más real, las empresas en lugar de centrarse en la cantidad de producción, buscan producir con calidad, al fin y al cabo, los consumidores también se están volviendo más exigentes.
Es necesario para las empresas evaluar el progreso de sus objetivos claves. Se dispone conscientemente que la implementación de los indicadores de rendimiento es la mejor herramienta para llevar la respectiva gestión.
Entonces, podemos comprender que los indicadores de rendimiento o también conocidos como KPI por sus siglas en inglés. Estos indicadores son métricas que permiten evaluar y medir la productividad en conjunto de los procesos dentro de una organización.
Al establecer indicadores de rendimiento, se pueden proporcionar datos específicos que le brindan a las empresas el beneficio de conocer la operatividad tanto interna como externa. Además de que tales procesos están encarrilados a cumplir los objetivos y las metas.
Entre sus ventajas podemos mencionar:
- Asertividad en la toma decisiones para la organización.
- Evaluar acciones específicas para así poder evaluar estrategias futuras.
- Se da la oportunidad de evaluar y analizar el efecto de las actividades realizadas.
- Se obtiene información eficaz y puntual.
- Se permite analizar la información para poder determinar objetivos y metas futuras.
¿Qué función tienen los indicadores de rendimiento?
Los indicadores de rendimiento tienen una función bastante importante a la hora de llevar los procesos en las empresas. Algunas de sus funciones pueden ser:
Fortalecer la motivación del trabajo en equipo
El buen desempeño de una empresa partirá desde la cultura organizacional que este definida. Según diversos estudios, es considerado que una empresa que motiva e incentiva a sus trabajadores, podrá alcanzar sus objetivos estratégicos. Esto se entiende a que el éxito de la empresa es proporcional a la satisfacción que tengan sus primeros clientes como lo son los trabajadores.
La toma de decisiones
Cuando una empresa tiene objetivos estratégicos bien definidos, podrá conocer lo que quiere lograr, ya que estos responden interrogantes del que queremos alcanzar y por qué. Se ofrece un punto de partida y se determina la toma de decisiones para actividades futuras.
Influencia directa en las metas estratégicas de la organización
Los KPI son muy importantes para el cumplimiento de las metas estratégicas de una organización o de una empresa. Los indicadores de rendimientos son los directrices de las actividades futuras que serán llevadas a cabo por cada parte que esté involucrada.
Promover el crecimiento personal y la autoevaluación
Se le ofrece al empleado llevar un control de las actividades realizadas, comprendiéndose como la fijación de objetivos estratégicos para cada aplicación de KPI’s individuales. De esta forma, se permite llevar un proceso para que el individuo pueda medir el desempeño que tiene de forma particular y evaluar el funcionamiento del departamento.
¿Cómo se definen los indicadores de rendimiento?
Cuando definimos los KPI esto forma parte de un proceso de autoevaluación, ya sea de forma individual u de manera organizacional. El proceso viene dado mediante un listado de preguntas que nos llevaran a definir el objetivo en particular. El listado de preguntas está conformado de la siguiente forma:
- ¿Qué queremos lograr?
- ¿Cuál es el resultado esperado?
- ¿Por qué la importancia de ese resultado para nuestra empresa?
- ¿Cómo se puede influir individualmente en el alcance de ese resultado?
- ¿Cómo se puede medir?
- ¿Cómo conoceremos que el objetivo ha sido logrado?
- ¿En cuánto tiempo pudiésemos lograr ese objetivo?
Tipos de indicadores de rendimiento
Es frecuente adoptar varios tipos de indicadores del desempeño para poder obtener una visión más completa de los resultados. Algunos de aquellos tipos son:
- Time to Market o El tiempo de comercialización: Tiene que ver al tiempo de lanzamiento de un producto, desde la misma creación del concepto hasta su disponibilidad para la venta.
- Lead Time o Plazo de entrega: Es el tiempo que dura un proceso determinado.
- Stock Out: Se indica el número de veces o días que un artículo o producto en stock tiene su saldo en cero.
- Market Share o Participación en el mercado: Se indica la cuota de mercado ganada por un producto durante un determinado periodo.
- Ociosidad: Se calcula el porcentaje de tiempo que una máquina, equipo o una unidad de construcción que no está operando o produciendo.
- Rotación de inventario: Relación directa entre el consumo y el saldo medio en stock.
- Turnover: tasa de reemplazo de los empleados, es la diferencia numérica entre las admisiones y despidos.
- Ticket Medio: los ingresos totales son divididos por las ventas totales.
¿Cómo construir un KPI utilizando la metodología smart?
Para elaborar un KPI y pueda estar bien estructurado debe contar con ciertos criterios. Fueron una propuesta por George Doran, el cual plantea la aplicación de la metodología SMART como característica clave para la elaboración de KPI´s:
- SMART: Especifico, ¿Mi objetivo es especifico?
- MEASURABLE: Medible, ¿Puedo medir el progreso hacia el objetivo?
- ATTAINABLE = Alcanzable, ¿Se puede alcanzar?, ¿Es realista?
- RELEVANT = Relevante, ¿Qué tan importante es el objetivo para la empresa?
- TIME = Tiempo estimado, ¿En cuánto tiempo estima cumplir o alcanzar la meta
Es decir, esta metodología viene del criterio de construir los KPI en función a objetivos o metas principalmente realistas. El autor de este criterio expresa que debe ser una meta específica, puntual, detallada. Se debe ser medible, su evolución, su progreso y debe ser alcanzable.
La empresa debe tener consciencia de lo que es capaz de conseguir en función a sus capacidades, se debe evaluar el grado de importancia para le empresa, por qué es necesario. Por último, es importante establecer un tiempo estimado para el alcance de dicha meta, el establecimiento de plazos permite llevar control y evaluar el resultado del alcance de ese último objetivo.
De igual manera, es un reflejo del comportamiento y evolución de la compañía, el compromiso de los empleados y la calidad de gestión de cada uno de los procesos.
¿Cómo calcular los indicadores de rendimiento?
Para calcular el rendimiento de un indicador, se hace mediante una función lineal, de la siguiente forma:
- Rendimiento (Valor), %= ((Valor – Min.) / (Max. – Min.) * 100%
Por ejemplo, para un tiempo promedio de respuesta de correo electrónico. Al aumentar el rendimiento, necesitamos responder más rápido el valor más bajo seria el indicador de tiempo de respuesta.
En este caso, la respectiva función de rendimiento lineal se vería de esta forma:
- Rendimiento (Valor), %= ((Max. – Valor) / (Max. – Min.) * 100%
De igual forma, puede haber otras maneras de realizar fórmulas de rendimiento.
Por ejemplo, el rendimiento puede crecer muy lentamente al principio para luego aumentar rápidamente. La función de rendimiento, en este caso, podría ser algo como:
- Rendimiento (Valor), % = Potencia (Valor, 10) / Potencia (Max., 10)