Los indicadores de éxito son la prueba de los resultados finales obtenidos en una empresa. En la gestión del rendimiento de la empresa, se han fijado unos objetivos que deben recuperarse en función de las acciones que se han llevado a cabo. Los indicadores de rendimiento se utilizan entonces para medir las consecuencias o resultados de estas acciones.
El uso de indicadores es de fundamental importancia cuando se trata de control y seguimiento en el contexto organizacional. Existen varios tipos de indicadores de desempeño, cada uno con su propia especificidad y que pueden ser utilizados en diferentes áreas de una organización, tales como: comunicación, ventas, marketing, operaciones, soporte y otros.
Los recientes avances tecnológicos han hecho posible que las pequeñas y medianas empresas accedan a la información que necesitan de forma rápida y sencilla. Los sistemas de éxito empresarial que antes eran demasiado costosos y complicados para las pequeñas empresas están ahora a su alcance.
Indicadores de éxito en un proyecto
El objetivo es el éxito del proyecto, pero ¿cómo se define el término «éxito del proyecto»? Un proyecto puede preferir un éxito si se ajusta al calendario previsto, otro si se mantiene dentro de su presupuesto inicial y otro si evita la corrupción del alcance, también conocido como síndrome de fluencia del alcance.
La definición del éxito de un proyecto se complica por el hecho de que las percepciones sobre lo que constituye una gestión de proyectos exitosa se presentan de formas muy diferentes entre las partes interesadas.
Alcance
El alcance del proyecto se refiere a los requisitos y especificaciones detalladas de un proyecto que informan de su éxito. El proceso de documentación de los esfuerzos necesarios para planificar y ejecutar un proyecto, incluye los objetivos, las herramientas, las limitaciones y los plazos, se denomina gestión del alcance del proyecto.
La gestión del alcance del proyecto orienta a las partes interesadas en lo que se supone que debe hacer el proyecto, quién debe hacerlo y cuánto tiempo y recursos utilizar.
¿Cómo se supervisa un alcance? Durante la planificación del proyecto, trabaje con las partes interesadas para crear una estructura de desglose del trabajo que identifique todos los requisitos del proyecto.
Esta estructura desglosa los requisitos en productos más pequeños y describe las tareas necesarias para completar los productos (y los recursos clave) para cada producto.
Por último, calcule el tiempo necesario para completar cada tarea y determine la ruta crítica del proyecto.
El diagrama de Gantt es una herramienta esencial para planificar y programar proyectos. Puede utilizarlo para ver el estado de tareas específicas, así como todas las dependencias entre tareas. Una vez que entienda la ruta crítica y cómo las limitaciones de recursos afectan al plan del proyecto, puede utilizar el diagrama de Gantt para visualizar el proyecto.
El cronograma es una forma de hacer que todas las partes interesadas comprendan el alcance del proyecto, y cómo se logran los requisitos específicos, como el desarrollo, las pruebas y las operaciones, dentro del tiempo y el presupuesto asignados.
Esta visión muestra cómo se distribuyen esos entregables a lo largo del tiempo. El calendario puede utilizarse para planificar el proyecto, comunicarse con las partes interesadas, supervisar el progreso y gestionar los cambios.
Calendario
Las investigaciones demuestran que los proyectos suelen superar sus presupuestos y plazos cuando los empleados están sobrecargados de trabajo. Un estudio de Gartner demostró que los empleados pueden dedicar de forma realista solo el 33% de su tiempo disponible a los proyectos.
Durante la planificación, el director del proyecto debe asegurarse de que el calendario incluye el tiempo suficiente para completar todas las actividades de cada paquete de trabajo. Si no lo hace, el proyecto puede sufrir retrasos en el calendario.
Para evitar este problema, hay que planificar el tiempo de ejecución o de flotación de cada actividad y tener en cuenta la capacidad de los recursos.
Un componente importante de la gestión de proyectos es la evaluación. Dedicar tiempo a revisar cómo avanza el proyecto puede ayudar a identificar los retrasos inesperados que puedan surgir, de modo que se puedan tomar medidas para volver a poner las cosas en su sitio.
Existen numerosas herramientas que pueden ayudarle a hacer un seguimiento del calendario del proyecto, como los diagramas de Gantt. Pero es importante tener en cuenta que también hay que controlar las limitaciones de recursos.
Presupuesto
El presupuesto es lo que costará el proyecto, la cantidad de dinero que se invierte en él. Al determinar el presupuesto, se tienen en cuenta los fondos ya comprometidos y los fondos internos o externos necesarios para completar el alcance del trabajo.
Comprender los costes de un proyecto empresarial es esencial para mantener los proyectos o negocios dentro del presupuesto. Hay que identificar todos los gastos posibles (salarios, materiales, diseño, pruebas, etc.), estimar el coste de cada partida y también planificar para cuando las cosas vayan mal.
Los expertos coinciden en que los gestores de proyectos deben añadir entre un 10% y un 30% de contingencia a los presupuestos de los proyectos para cubrir los posibles excesos. Añade aún más en el caso de los proyectos de alto perfil para evitar el incumplimiento de los plazos clave.
Aunque el presupuesto suele ser el principal criterio de éxito, es importante tener en cuenta los demás criterios de éxito. Si empiezas a sobrepasar tu presupuesto, tendrás que hacer ajustes en otros aspectos para lograr tu objetivo de seguir siendo rentable.
El seguimiento del presupuesto es un componente importante de la gestión de proyectos. Es un método para medir el progreso, analizar si te mantienes dentro del presupuesto y proteger el presupuesto de la desviación del alcance.
Considere la posibilidad de crear una base de datos de gastos que le ayude a estimar con mayor precisión los costes del proyecto en el futuro.
Entre los KPI (indicadores clave de rendimiento) específicos que pueden ayudarle a mantener su proyecto dentro del presupuesto se encuentran el valor planificado, el coste real, el valor ganado y el índice de rentabilidad, o EV/AC.
Logro de los objetivos de negocio
La consecución de los objetivos empresariales se refiere a los resultados de su proyecto en comparación con su caso empresarial. ¿Cuáles eran los principales objetivos del proyecto?
Para obtener la aprobación del proyecto, hay que presentar un estudio de viabilidad. El caso de negocio es una declaración de por qué el proyecto vale la pena. El caso de negocio suele exponer los beneficios tangibles que se derivarán del proyecto.
Los proyectos que pueden haber sido relevantes e impactantes cuando se iniciaron pueden volverse redundantes con el tiempo, ralentizando a su equipo y absorbiendo recursos valiosos.
La extinción de proyectos es una forma de identificar y eliminar los proyectos redundantes antes de que hagan perder más tiempo a tu equipo.
Reevaluar los objetivos de la organización y los casos de negocio es un componente clave para garantizar que los proyectos estén alineados con las metas y objetivos generales de la empresa.
Antes de dar luz verde a cualquier proyecto, pida a un comité interdepartamental que revise el caso de negocio para asegurarse de que sigue alineado con los objetivos de la organización.
Una vez que el proyecto está en marcha, hay que revisar periódicamente la intención frente a las necesidades de la empresa para garantizar que el proyecto acabe aportando valor.
La satisfacción del cliente
La satisfacción del cliente es el objetivo final de cualquier proyecto. Requiere identificar el propósito y las expectativas por adelantado, abordar cualquier desafío a medida que surja para garantizar resultados de calidad, y el intercambio de conocimientos a lo largo del proceso.
Abarca la calidad de los resultados, la experiencia general del cliente, el servicio al cliente y la comunicación entre las partes interesadas internas y externas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Es un componente de la inteligencia empresarial que ofrece a una organización la oportunidad de identificar áreas de mejora en su relación con los clientes.
Aunque el objetivo es siempre ganar lo máximo posible, a veces centrarse demasiado en las ganancias globales a expensas de otros objetivos importantes -como la mejora de la calidad del producto- puede ser muy perjudicial para un proyecto.
Cuando sus clientes están satisfechos, su negocio prospera. Para saber si sus clientes están satisfechos, es importante preguntarles. Hay varias formas de recopilar y analizar los comentarios de tus clientes, como prestar atención a las redes sociales y a las encuestas de clientes (incluyendo respuestas de campo abierto, no solo una calificación numérica).
Indicadores de éxito para Empresas
¿Cuáles son los signos de éxito en la organización? El éxito es uno de los factores deseados en el mundo empresarial, ya que esta situación aumenta la viabilidad de la idea. Encontrar soluciones a los problemas es un factor importante para alcanzar el éxito en cualquier organización.
Estas soluciones deben ser bien comprendidas por los demás miembros del personal y los directivos para que también se puedan resolver los problemas futuros. Además, las empresas deben buscar personas que sean innovadoras y que intenten superarse a sí mismas; este factor mejora las posibilidades de éxito en cualquier ámbito.
Presencia en rankings de éxito
Del mismo modo que tenemos listas que destacan la labor de las universidades o escuelas de negocios más importantes en función de la valoración de determinadas variables establecidas, también tenemos otras que analizan el ámbito empresarial seleccionando las entidades más solventes.
Satisfacción del cliente
El servicio al cliente es crucial. Si los consumidores son el alma de un proyecto, su opinión es un factor determinante para valorar de forma realista la situación de una empresa. Cuando la mayoría de los clientes califican positivamente su experiencia de compra o consulta a una empresa, incluso en la resolución de una queja, esa empresa proyecta una imagen de confianza.
Facturación
El número de suscriptores activos y los ingresos mensuales son dos formas de controlar si una empresa es sostenible. Estos resultados también generan confianza en el mercado y voluntad de nuevos inversores. En este sentido, conseguir buenos resultados y mantener una sólida reputación mejora la gestión de la organización.
Evaluación continua
Las empresas se centran con demasiada frecuencia en la reestructuración y el cambio cuando el daño ya está hecho. Nuestro método único para identificar y eliminar las situaciones propensas a errores ayuda a las empresas a mejorar desde dentro, reduciendo así los daños futuros, además de reforzar las habilidades y prácticas positivas.
Indicadores de gestión
Los indicadores deben reflejar información clara y contrastada. Algunos de los más utilizados son los indicadores de cumplimiento, que revelan si las tareas planificadas se completaron en el plazo correspondiente.
Los indicadores de eficacia muestran no sólo que un proyecto se ha llevado a cabo, sino también si se ha hecho utilizando los recursos de forma inteligente. Y los indicadores de productividad muestran la eficiencia con la que el personal y la dirección de cada nivel completan las actividades planificadas
El éxito también puede tener precedentes. Los indicadores que respaldan un trabajo bien hecho se establecen de antemano. Por tanto, el éxito no sólo viene precedido de indicadores, sino que también se pueden establecer indicadores que ayuden a una organización a definir el éxito.